Quando realizziamo dei siti abbiamo sempre una serie di e-mail che appartengono al dominio, altre che vengono create in supporto esterno e infine quelle proprietarie del cliente.
E-Mail di supporto interno
Nella creazione del sito vengono create solitamente 3 e-mail di servizio:
- info@nomedominio: usata per le comunicazioni dirette dei visitatori che vogliono usare la propria e-mail senza utilizzare i form nel sito;
- web@nomedominio: usata dai form collocati nel sito;
- privacy@nomedominio: usata dai responsabili del trattamento dei dati e dagli utenti che devono fare richieste o comunicazioni in merito.
Ogni singola mail può essere impostata per l’invio automatico di copie delle mail ricevute a specifici operatori, in tal modo non vengono visualizzati gli indirizzi e-mail personali se non nelle eventuali risposte e solo se non si accede specificatamente al pannello della e-mail da cui si è ricevuto direttamente il messaggio.
Questa struttura permette di contenere i flussi di traffico e controllare meglio eventuali anomalie nelle sezioni d’ambito oltre che gestirvi operatori diversi, ovvero chi si occupa dei contatti dai form interattivi, chi dei contatti generici diretti e chi del trattamento dei dati e relative comunicazioni con gli utenti.
Ovviamente, a seconda della complessità operativa del proprietario del sito, a queste e-mail possono essere aggiunte altre e-mail specifiche, come per esempio redazione@nomedominio, segreteria@nomendominio, ufficio1@nomedominio, ecc.
E-Mail di supporto esterno
A queste mail legate al dominio del sito si aggiungono e-mail di supporto esterno, solitamente usiamo creare una e-mail per il supporto statistico dei servizi Google che richiedono appunto una GMail in quanto usano il relativo profilo per gestire il pannello di monitoraggio dei dati che vengono contemporaneamente comunicati anche al relativo pannello del plugin in WordPress. Ovviamente la G-Mail viene creata solo se il cliente non ne ha già una, e se è possibile usarla per gestire le statistiche del sito senza compromettere le sue normali attività su di essa oppure se vuole far gestire il flusso statistico da persone specifiche a cui dare l’accesso alla mail senza che possa vedere cose personali del titolare. Nel caso si debba crearene una apposita solo per il monitoraggio la sintassi sarà:
nomedominio@gmail.com
E-Mail del cliente
Infine abbiamo le e-mail possedute dal cliente su cui possiamo fare gli invii automatici delle copie dei messaggi che arrivano alle mail di servizio interno od esterno, oppure usarle solo per specifiche comunicazioni gestionali.
Consultazione e-mail
Il cliente può consultare le mail di servizio interno direttamente dai relativi pannelli dell’hosting del dominio, quelli di G-Mail ovviamente dal pannello di posta di G-Mail e le eventuali altre proprie mail dal pannello dello specifico servizio.
Sia sul PC che sullo Smartphone può semplificarsi la vita consultando qualunque fonte in un unico client di posta, ovvero l’applicativo per consultare posta in locale e non sul WEB a cui si collega solo per scaricare automaticamente la posta mentre la consultazione sul WEB necessita un collegamento continuo anche durante la sua visione.
I possessori di smartphone se non hanno già un Client di posta pre-installato possono scaricare e installare da Play Store il client di Google o di Outlook, è consigliato quello di Google.