Nella firma di un documento si appone sempre prima il nome e poi il cognome (es. Franco Bianchi); in presenza di un secondo nome, questo va ovviamente inserito tra il nome e il cognome (Franco Mario Bianchi).
La situazione inversa può presentarsi negli elenchi alfabetici burocratici o di ricerca a aree decrescenti, come per esempio quelli telefonici: Bianchi Franco, e in presenza di secondo nome, Bianchi Franco Giuseppe. In altri paesi, come per esempio l'Islanda, gli elenchi alfabetici riportano prima il nome e poi il cognome anche se in realtà in Islanda non esistono i cognomi ma patronimici (per identificare il figlio maschio i cui cognomi finiscono tutti con -son 'figlio') o matronimici (per identificare il figlio femmina i cui cognomi finiscono tutti con -dottir 'figlia').
In altri tipi di elencazioni alfabetiche, come per esempio una bibliografia, si può scegliere di inserire, tra il cognome e il nome, una virgola: Bianchi, Franco Giuseppe.

Vi sono casi in cui i cognomi sono similari a nomi come per esempio Mario Paolo, il mancato rispetto della giusta sequenza nome+cognome a seconda del contesto può creare grossi problemi; se poi il cognome è similare a un nome di sesso opposto le cose si complicano ancor di più. Con il progressivo aumento delle presenze straniere nelle banche dati, queste regole diverranno sempre più importanti.
La legge sull'Ordinamento dello Stato civile (articoli 42,45, 55, 73, 75, 77, 96, 126, 140, 181) stabiliscono disposizioni concernenti le notizie personali specificando l'utilizzo primario del nome e poi del cognome, questo rende l'uso della firma nome+cognome non solo una questione di correttezza linguistica ma anche una precisa disposizione legale.

La ragione storica all'ordine nome+cognome è semplicemente basata sul fatto che il cognome è nato successivamente come specificazione aggiunta, questo perchè nell'aumento della complessità gestionale sociale il nome da solo cominciava a non essere più sufficientemente identificativo.
Il cognome identifica così un gruppo mentre il nome identifica uno specifico soggetto di quel gruppo, essendo quindi il nome un'identificativo più personale, il riferirsi a una persona partendo dal suo cognome tende ad essere, in alcune situazioni, un tentativo diminutivo del soggetto rendendolo parte di un gruppo anziché un individuo a cui rispettosamente ci si rivolge.

Le iniziali sono sempre riferite all'ordine nome+cognome, pensate poi a tutti i personaggi storici o di spettacolo o sportivi, solo in casi eccezionali e informali potreste sentirli nominare per cognome+nome. Sono rari i paesi in cui avviene il contrario come nel caso del Giappone o Ungheria.

Vi sono documentazioni e modulistiche formali che spesso fanno un po' di confusione sulle regole enunciate, in alcuni casi vi sono delle motivazioni informatiche mentre in altri si tratta semplicemente di lacune o incompetenze di chi li ha concepiti.

In informatica le logiche strutturali dominanti partono da un'area verso il dettaglio cosa che si riversa anche nelle relative logiche di orientamento e utilizzo (Es.:drive,cartella,sottocartella,file).
Questa tendenza porta i programmatori a considerare prima il cognome (gruppo) e poi il nome (specifico soggetto del gruppo) e questo ordine (cognome+nome) si riflette in tutte le interfacce di immissione dei dati portando automaticamente chi concepisce le modolustiche a seguire la stessa sequenza. Questo è intenzionale al fine di agevolare chi riporta i dati dal cartaceo al mezzo informatico e diviene anche essenziale per ridurre gli errori di immissione.

In Latino il Cognomen era l'identificativo della persona, mentre il Nomen era l'identificatore della Gens di appartenenza. In Caio Giulio Cesare Caio era il Praenomen, Giulio il nome gentilizio, cioè l'identificatore della familia o meglio Clan di appartenenza e Cesare era il cognomen cioè l'identificativo della persona all'interno della Gens Giulia. Gens è qualcosa di più che famiglia, come la intendiamo noi, ma è piuttosto il clan, cioè l'insieme di tutti quanti discendono da una stessa origine comune.

Si può notare l'affinità tra il vocabolo latino gens e genus (stirpe, genere), genitus (generato), che fanno capire come comune sia il concetto che ha dato luogo a questi diversi vocaboli ed è il concetto di generare, dare origine; il genè (da cui genesis genesi=origine) greco che aveva il significato di elemento primordiale, capostipite, significato che ha mantenuto nell'italiano moderno gene (anche se in italiano c'è arrivato da un germanico gen con significato analogo). Risulta chiaro quindi anche il termine genealogia, come studio (logia) delle origini (genè), cioè come studio delle origini delle genti. Dall'uso latino, si è passati ad una definizione di origine più indiretta, quindi al concetto di soprannome. Abbiamo quindi cognomi come derivazioni di termini che indicano professioni, origini geografiche, caratteristiche fisiche ecc.

I primi cognomi appaiono in Italia nel IX secolo come prerogativa distintiva di una classe privilegiata, poi man mano il fenomeno si diffonde sempre più, fino ad arrivare. in epoca rinascimentale ad essere abbastanza diffuso. Non è ancora comunque una caratteristica ereditaria, ma piuttosto un carattere distintivo della persona, solo i nobili trasferiscono ai figli primogeniti l'uso dell'identificativo del casato, che così si perpetua. verso il XVIII° secolo il bisogno di far un pò d'ordine e la necessità di identificare popolazioni diventate ormai troppo popolose porta all'imposizione per legge dell'obbligo del cognome.

Una vera e propria statistica riguardante l'origine dei vari cognomi non esiste, ma si stima che un 35% derivi da nomi propri del padre o del capostipite, un altro 35% abbia relazione con la toponomastica, cioè faccia riferimento a nomi di paesi o località o zone, un 15% sia relativo a caratteristiche fisiche del capostipite, un 10% derivi dalla professione o dal mestiere o dall'occupazione o dalla carica mentre un 3% sia di derivazione straniera recente ed un 2% sia un nome augurale che la carità cristiana riservava ai trovatelli. 
Presso gli antichi greci le persone venivano identificate dal nome proprio, da quello del padre e, a volte, dalla località d'origine, uso trasferito dagli antenati indoeuropei che lasciarono questa consuetudine in eredità anche ai popoli slavi con il patronimico vic, alle popolazioni germaniche con il genitivo patronimico ed ai popoli nordici con la terminazione ssen, sson (figlio di).

I latini, popolazione celtica, si identificarono con un nome proprio e con l'attributo della Gens, del clan, della tribù di appartenenza, usanza comune peraltro ad altri popoli celtici (irlandesi, scozzesi). In seguito, in epoca repubblicana i Romani sentirono il bisogno di aggiungere un elemento distintivo, che consentisse di identificare due diverse persone aventi lo stesso Nomen ed appartenenti alla stessa Gens ed adoperarono dei Cognomen o soprannomi che facevano riferimento a caratteristiche fisiche, al colore dei capelli, alla balbuzie, al candore della pelle, oppure a fatti che avevano caratterizzato la loro esistenza o a nomi di popoli che avevano vinto o di campagne militari che avevano effettuato o al loro luogo di provenienza e così via.